| Ekzor | Дата: Четвер, 24.05.2012, 19:51 | Повідомлення # 1 |
 Гетьман
Група: Адміністратори
Повідомлень: 1418
Статус: Offline
| ПРИ ПРОВЕДЕННІ експертизи цінності доку¬ментів застосовують переліки документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самовряду¬вання, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням строків зберігання документів. Вони сприяють організації доку-ментів та якісному поповненню Національного архівного фонду.
Переліки бувають міжвідомчі - для всіх органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств; відомчі - для установ і організацій кожного окремого міністерства чи відомства; конкретні - для кожної ор¬ганізації (за відсутності відповідного відомчого переліку).
Зазначені в переліках строки зберігання обов'язкові для всіх Установ і організацій в Україні. Жодна установа, організація і під¬приємство не мають права ці строки зменшувати. Подовження строків зберігання документів можливе з подання організації експертною комісією архівної установи. Переліки структуровано за основними напрямами діяльності організацій незалежно від їх статусу в ієрархічній системі управління і галузевої належності, а в межах її - за функціональним принципом призначення тієї чи іншої документації. Кожний напрямок діяльності відповідає окремому розділові переліку.
Структура типового переліку така:
І. Документи, що утворюються в управлінській діяльності; організація системи управління; прогнозування, планування, ціноутворення; фінансування, кредитування, податкова полі¬тика; облік та звітність; організація використання трудових ресурсів; робота з кадрами; соціально-культурний розвиток на¬селення; науково-інформаційна діяльність; економічне, нау¬ково-технічне і культурне співробітництво з зарубіжними краї¬нами; матеріально-технічне постачання; адміністративно-госпо¬дарське обслуговування; діяльність громадських організацій.
II. Документи, що створюються в науково-технічній та ви¬робничій сфері: науково-дослідна і конструкторська робота; ви¬нахідництво, раціоналізація та патентно-ліцензійна робота; про¬ектування, будівництво, реконструкція; виробництво; якість продукції, технічний контроль, стандартизація; охорона навко¬лишнього середовища; автоматизовані системи.
Перший у незалежній Україні міжвідомчий перелік "Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів дер¬жавної влади та місцевого самоврядування, інших установ, ор-ганізацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання до¬кументів" (К., 1997) склав основу для визначення строків збері¬гання документів та відбору їх для внесення до НАФ або до знищення документів. Він охоплює всі документи, що утворю¬ються в процесі однотипних управлінських функцій органів дер¬жавної влади, місцевого самоврядування та інших установ, ор¬ганізацій і підприємств (частина І), а також документи, що утво¬рилися в результаті виробничої і науково-технічної діяльності ус-танов, організацій і підприємств всіх форм власності (частина II).
Прикладом відомчого є "Перелік документів, які утворюють¬ся в діяльності Національного банку України, установ і органі¬зацій його системи, акціонерно-комерційних та комерційних банків України із зазначенням термінів зберігання" (К., 1996). Схема його організації, співпадаючи в багатьох позиціях зі схе¬мою типового переліку, відображує специфічні для банківської системи напрями діяльності.
Обчислення строків зберігання документів проводять з 1 січ¬ня наступного за діловодним року. Наприклад: термін зберігання документа, створеного в діловодстві 1999 р., обчислюється з 1 січня ня 2000 р. Строки зберігання науково-технічної документації вираховують з 1 січня того року, який наступає за роком закінчення розробки теми чи проекту. Для документів, яким вста-новлено термін "75 р. - В" розрахунок часу зберігання встанов¬люють через віднімання числа, що відповідає віку працівника на час звільнення, від 75. Так, особова справа працівника, якому на дату звільнення виповнилося 25 років, підлягає зберіганню 75- 25= 50 (років). Примітка "доки не мине потреба" означає, що документи мають тривале пшктичне значення і зберігаються не менше 10 років.
Інші примітки ("На державне зберігання не надходить. Збе¬рігаються в організаціях"; "За умови завершення ревізії. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - збе¬рігаються до винесення остаточного рішення"; "Після закінчен¬ня строку договору" тощо), що застосовуються в переліках, лише коментують порядок зберігання документів. Позначка "ЕПК", яку встановлено проти термінів зберігання окремих видів доку¬ментів, означає, що такі документи або частина їх можуть мати наукове та історико-культурне значення і після експертизи цін¬ності вони вносяться до НАФ.
Усім статтям у переліках присвоєно наскрізну нумерацію. Для зручності користування переліками до кожного з них укла¬дають абетковий та предметний покажчик на види і різновиди документів з посиланням на конкретні статті.
Підготовка переліку - складний, тривалий (в кілька років) і від¬повідальний процес. Як правило, розробляють їх галузеві нау¬ково-дослідні інститути або спеціально створені з цією метою при центральних відомствах тимчасові творчі колективи. До складу їх входять працівники діловодних та архівних служб відомчої системи, провідні спеціалісти і науковці.
Перелік рецензують всередині системи, розглядають експерт¬но-перевірні комісії міністерства або відомства, потім - ЦЕПК Держкомархіву. Після цього його затверджує керівництво, ти-Ражують і вводять у дію.
http://vkontakte.ru/id18182352
|
| |
| |
Головна 
