| Ekzor | Дата: Четвер, 03.05.2012, 20:50 | Повідомлення # 1 |
 Гетьман
Група: Адміністратори
Повідомлень: 1418
Статус: Offline
| - Обкладинки справ постійного, тривалого (понад10 років), тимчасового зберігання та з особового складу оформляються за встановленою формою.
- Перед передаванням справ до архіву установи в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на копійність документів тощо).
- На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів. У разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.
- На обкладинці справи проставляється її номер за описом і номер опису та номер архівного фонду.
- У разі зміни найменування установи упродовж періоду, що охоплює документи справи на обкладинці справи зазначається нове найменування установи, а попереднє береться в дужки.
- написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.
- У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.
Описування забезпечує доступ до архівних документів згідно з певними правилами і умовами. Виявлення інформації про документи, а також самих документів уможливлюють пошукові дані: назви, ключові слова, рубрики, архівні шифри.
http://vkontakte.ru/id18182352
|
| |
| |
Головна 
