| Ekzor | Дата: Четвер, 03.05.2012, 20:48 | Повідомлення # 1 |
 Гетьман
Група: Адміністратори
Повідомлень: 1418
Статус: Offline
| В архіві установи, що має структурний поділ, на підставі описів справ структурних підрозділів складаються річні розділи зведених описів справ установи.
- У річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання включаються заголовки справ, що відклалися в структурних підрозділах установи впродовж року, а також заголовки справ, сформованих з документів, вилучених зі справ з тимчасовими строками зберігання, щт мали позначку „ЕПК”. Заголовки справ включаються до зведеного опису тільки після звіряння з описами справ структурних підрозділів, а для безструктурних установ – зі зведеною номенклатурою справ за той самий рік, а також перевіряння правильності формування та оформлення справ.
- Заголовки справ, включених у річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку, доки їх кількість не дійде до числа 9999. Після цього опис вважається закінченим, а справи, що створюються в наступні роки, включаються до іншого опису, що має наступний порядковий номер. В установах з річним документообігом менше 600 документів допускається закінчувати зведений опис з кількістю справ 999.
- Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання після останньої описувальної статті складається підсумковий запис, у якому цифрами і літерами вказуються фактична кількість справ, унесених у цей розділ, а також інші встановлені реквізити. Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ установи, у залежності від кількості таких справ можуть уноситися у річний розділ під літерними номерами, або вміщуватися наприкінці річного розділу опису за їх валовою нумерацією. Після внесення в опис додаткових записів про включення або вибуття справ складається новий підсумковий запис, у якому наводяться підстави до внесення змін.
- До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складається передмова, у якій наводяться відомості про основні напрями діяльності та структуру установи за період, що охоплюють справи опису; коротко характеризуються зміст і повнота документів у справах; висвітлюються особливості формування і описання справ, їх систематизації опису. Передмова підписуються укладачем опису та керівником архіву установи (особою, відповідальною за архів).
- Аркуші річних розділів зведеного опису справ нумеруються у валовому порядку, на окремому аркуші складається засвідчу вальний напис до розділу опису.
- Усі примірники річних розділів описів справ постійного зберігання через 2 роки після закінчення документів у діловодстві подаються на розгляд ЕК установи, що проставляє гриф „СХВАЛЕНО” на кожному примірнику опису.
- Установи , що передають документи НАФ на державне зберігання, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у чотирьох примірниках, які подаються на затвердження ЕПК відповідного державного архіву.
http://vkontakte.ru/id18182352
|
| |
| |
Головна 
