| Ekzor | Дата: Четвер, 03.05.2012, 20:46 | Повідомлення # 1 |
 Гетьман
Група: Адміністратори
Повідомлень: 1418
Статус: Offline
| Номенклатура справ є систематизованим переліком найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.
Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи інформаційним довідником, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для включення до складу НАФ.
Відповідальність за складання номенклатури справ покладається на службу документаційного забезпечення управління за участю архіву установи.
Існують три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна.
Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, однаковою структурою, з єдиною системою індексації кожної справи і є нормативним актом. Розробляється для галузі в цілому міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади, погоджується з Центральним органом виконавчої влади, погоджується з Центральною експертно-перевірною комісією (ЦЕПК) Державної архівної служби України, затверджується керівництвом відповідного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади та керівництвом Державної архівної служби України і підлягає державній реєстрації в Міністерстві юстиції України.
Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер. Установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.
Типові і примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для установ, що належать до сфери їх управління, і використовуються цими установами як посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.
Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ.
Номенклатура справ установи складається на підставі вивчення доку ментів з усіх питань її діяльності.
Після виконання документів вони групуються в справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.
Заголовок справи складається з:
- назви виду справи (листування, журнал) або різновиду документів (накази. протоколи);
- найменування установи та її структурного підрозділу, що є автором документів;
- найменування установи або її структурного підрозділу, до яких адресовані або від яких одержані документи;
- короткого змісту документів справи;
- найменуванн регіону або країни, з якими пов’язаний зміст документів справи;
- дати періоду, до якого належать документи справи;
- вказівки на наявність копій документів у справі.
Номенклатури справ структурних підрозділів установи після їх розгляду й аналізу заводяться службою документаційного забезпечення управління установи в єдину (зведену) номенклатуру справ установи. Під час складання зведеної номенклатури справ використовуються структурний або функціональний принцип її побудови.
Розміщення заголовків справ у номенклатурі повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, включених до конкретних справ.
Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, рішення, розпорядження тощо), планово-звітна документація і листування.
Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами – індекс.
Під час розроблення номенклатури справ установи, з метою більш повного охоплення документообігу вивчається й аналізується діяльність установи в цілому. При цьому використовуються положення (статути) про установу та її структурні підрозділи; штатний розпис; типову або примірну номенклатуру справ; класифікатори документів і кореспондентів; реєстраційно-облікові та контрольні картотеки; типовий та відомчі (галузеві) переліки документів із зазначенням строків їх зберігання, а також ураховуються завдання установи на наступний рік.
До номенклатури справ установи включаються назви справ, що фактично заведені в діловодстві та відображають усі документовані ділянки роботи установи, у тому числі справи тимчасово діючих органів установи, наприклад справи ліквідаційної комісії.
До номенклатури справ не включаються друковані видання, довідники, бюлетені, журнали, експрес-інформація. У графі «Примітка» упродовж року, на який вона складена, робляться позначки про включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передання справ в архів установи, або іншим установам для продовження ведення справ.
У номенклатурі справ установи може бути передбачене запровадження однієї справи з грифом «Для службового користування», якщо в діяльності установи створюється незначна кількість документів із зазначеним грифом. Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка «ЕПК».
У кінці року зведена номенклатура справ установи обов’язково закривається підсумковим записом, що підписує керівник служби документаційного забезпечення управління установи.
Номенклатура справ щорічно не пізніше грудня переглядається і уточнюється. Після внесення змін передруковується, затверджується керівником установи та вводиться в дію з 1 січня нового року.
Номенклатура справ підлягає погодженню з відповідним державним архівом один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи.
http://vkontakte.ru/id18182352
|
| |
| |
Головна 
