| Ekzor | Дата: Субота, 24.12.2011, 21:02 | Повідомлення # 1 |
 Гетьман
Група: Адміністратори
Повідомлень: 1418
Статус: Offline
| ІНФОРМАЦІЯ ПРО СТАН архівних зібрань має динамічний характер: до архівів постійно надходять або вибу¬вають з них документи, створюються нові архівні фонди, відбу¬вається передавання документів з одних архівів і фондів до ін¬ших, вдосконалюється внутріфондова систематизація. Рух ар¬хівних документів, тобто, зміни, що відбуваються з ними, фік¬сується в облікових документах архіву.
У процесі обліку розрізняють два етапи: накопичення вихід" них початкових даних та їх дальше оброблення з відображенням в облікових формах. На першому етапі реєструють виражені у кіль-кісних або якісних показниках факти, взяті у статиці або у динаміці і представляють, як правило, в "актах". На основі актів формують і обробляють облікову інформацію на другому етапі та відображають у системі облікових документів.
В документах установленої форми - облікових документах архіву - фіксують обсяг, склад і рух архівних документів у оди¬ницях обліку. Вони призначені для контролю за збереженістю архівних документів та закріплення їх організації за певними групами (фондами, справами). Облікові документи визначають місце знаходження архівних документів в архіві, забезпечуючи можливість їх адресного пошуку й допомагають встановити сумарні дані обсягу архівного фонду, архіву, групи архівів, НАФ. Статистичні дані про обсяг і склад архівних документів вико¬ристовуються як інструмент управління і допомагають органі¬зувати планове, науково обґрунтоване комплектування архівів і всього НАФ, зберігання архівних документів і користування ними.
Отже, облік архівних документів виконує функції: контроль¬ну, зорієнтовану на організацію зберігання документів та кон¬тролю їх наявності і стану, та регуляторну, спрямовану на під¬тримування рівня впорядкованості архівних фондів та його вдо¬сконалення.
Облік документів у державному архіві забезпечується веден¬ням основних і допоміжних облікових документів. Перелік ос¬новних облікових документів визначають "Основні правила ро¬боти державних архівів". Необхідність ведення допоміжних облікових документів вирішується кожним архівом самостійно з врахуванням особливостей складу і змісту архівних докумен¬тів, що зберігаються в ньому.
http://vkontakte.ru/id18182352
|
| |
| |
Головна 
