| Ekzor | Дата: Субота, 24.12.2011, 16:22 | Повідомлення # 1 |
 Гетьман
Група: Адміністратори
Повідомлень: 1418
Статус: Offline
| Під архівним описуванням (описування архівних документів) розуміють процес створення вторинної документної інформації шляхом аналітико- синтетичного опрацювання первинної документної інформації та відбирання й відтворення в описовій статті інформаційних характеристик об’єктів описування.
Послідовність робіт з описування. Експертиза цінності документів, систематизація архівних документів, науково-технічна обробка, облік і зберігання документів, організація довідкового апарату.
Описування є важливою технологічною операцією, яка виконує функції закріплення організованих систем документів та їх ідентифікації; проведення облікових робіт; створення систем фізичного та інтелектуального доступу до архівних документів та інформації, що міститься в них.
Одиницею описування називають групу документів або окремий документ у будь-якій фізичній формі, що є об’єктом окремого описування і розглядається як описування. Основними одиницями описування є архівний фонд, одиниця зберігання, одиниця обліку, документ.
Елементами описання або інформаційними характеристиками називають відомості про об’єкт описування як засоби інформування про архівні документи та інформаційно-пошукові ознаки, необхідні для його репрезентації й ідентифікації, наприклад, такі характеристики як заголовок, номер фонду(справи), дата, зміст та форма документа, його географічна локалізація, обсяг і розміри полегшують пошук необхідної інформації.
Описову статтю становлять елементи описання, що містять характеристику складу і змісту одиниці описування. Наприклад, описова стаття на групу документів, об’єднаних у справу, включає такі елементи: порядковий номер справи, діловодний індекс, заголовок справи, вказівки на оригінальність документів, спосіб відтворення інформації, ступінь повноти документів, зовнішні особливості справи, анотація, крайні дати документів у справі, кількість аркушів.
Найважливішим елементом описання є заголовок справи. Від точності, стислості і водночас необхідної повноти заголовка залежать усі інші види описань. У ньому відображають склад і зміст документів кожної одиниці зберігання та систему їх організації. До елементів заголовка справи належать:
- назва виду справи (справа, журнал, книга) або виду документів (листи, протоколи, накази, циркуляри);
- автор документів (назва установи, посада і прізвище особи, яка склала документи);
- адресат або адресант (кому адресований або від кого отримані документи);
- питання про подію, факт, прізвища тощо, яких стосується зміст документів справи;
- назва місцевості (території), з якою пов’язані зміст документів справи;
- дати до яких належать документи справи або викладені в них події.
Елементами описання справи є також: шифр (скорочена назва архіву, номер фонду, номер опису і порядковий номер справи за описом); анотація документів; визначення оригінальності чи копійності документів, ступеня повноти(розрізнені аркуші, без початку тощо), способу відтворення (рукопис, машинопис, друк); зовнішні особливості справи і документа (матеріальна основа документів: шовк, пергамент, береста, папір; матеріал обкладинки: шкіра, дерево тощо; наявність прикрас; мова документів); назва фонду (повна і в дужках офіційно прийняте скороченя назви установи-фондоутворювача, його підпорядкованість, місцеперебування, хронологічні межі фонду; назва структурної частини установи); діловодний номер справи; крайні дати документів справи; кількість аркушів.
Архівний опис – головний архівний довідник і обліковий документ архіву. Розкриваючи склад і зміст архівного фонду, він водночас закріплює його систематизацію і виконує облікову функцію. В описі реєструють кожну справу конкретного фонду і відтворюють основні елементи базового описання: заголовок справи, кількісну характеристику, крайні дати документів тощо.
Складовою частиною архівного шифру є номер опису і порядковий номер справи за описом, разом з номером фонду. Цей вид архівного описування в облікових документах архіву називається реєстраційним або обліковим.
Описування, яке документи проходять спеціально для архівних довідників інформаційно-пошукового характеру називається спеціальним або презентацій ним.
Оформлення обкладинок справ
- Обкладинки справ постійного, тривалого (понад10 років), тимчасового зберігання та з особового складу оформляються за встановленою формою.
- Перед передаванням справ до архіву установи в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на копійність документів тощо).
- На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів. У разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.
- На обкладинці справи проставляється її номер за описом і номер опису та номер архівного фонду.
- У разі зміни найменування установи упродовж періоду, що охоплює документи справи на обкладинці справи зазначається нове найменування установи, а попереднє береться в дужки.
- написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.
- У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.
Принципи і методи архівного описування
Описування забезпечує доступ до архівних документів згідно з певними правилами і умовами. Виявлення інформації про документи, а також самих документів уможливлюють пошукові дані: назви, ключові слова, рубрики, архівні шифри.
В ході описування архівних документів архівісти користуються певними правилами, головні з яких набувають характеру методологічних принципів.
http://vkontakte.ru/id18182352
|
| |
| |
Головна 
