| Ekzor | Дата: Четвер, 24.05.2012, 19:52 | Повідомлення # 1 |
 Гетьман
Група: Адміністратори
Повідомлень: 1418
Статус: Offline
| КОМПЛЕКТУВАННЯ ДЕРЖАВНОГО архіву
- це систематичне, цілеспрямоване і планомірне поповнення його складу документами НАФ відповідно до його профілю. Безпосередня організація комплектування архіву починається з ви¬бачення джерел комплектування - юридичних і фізичних осіб, які є утворювачами і/або власниками документів Н АФ (або від, несених до НАФ), що підлягають подальшому передаванню на постійне державне зберігання на правах державної власності в обов'язковому порядку або на підставі угоди. Для цього уклада¬ються списки установ (незалежно від форми їх власності), що функціонують в зоні його комплектування і у своїй діяльності утворюють або не утворюють документи, що підлягають відне-сенню до НАФ. Такі списки поділяються на список установ-джерел формування НАФ і список установ, що не підлягають внесенню до джерел комплектування (список № 2).
На підставі списку установ-джерел формування НАФ укла¬дається список джерел комплектування - складений відповідно до профілю архіву перелік установ, що функціонують в зоні його комплектування і зобов'язані передавати на державне зберігання до архівів у визначені строки на підставі вимог чинного законо¬давства чи угод між власником і архівом документи НАФ або такі, що підлягають внесенню до нього (список № 1).
На державне зберігання документи НАФ передають органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи і організації, віднесені до дже¬рел комплектування архіву. Склад недержавних установ - дже¬рел комплектування архіву визначається архівами спільно з влас¬никами після укладання відповідних угод про передавання доку¬ментів на правах державної власності.
Державні архіви ведуть систематичну роботу щодо уточнен¬ня списків установ-джерел комплектування. Підставами для внесення уточнень і змін до списків установ та їх перескладання є вказівки Держкомархіву, рішення експертних комісій відпо¬відного державного архіву; створення або ліквідація окремих ус¬танов, зміна функцій або масштабу їх діяльності, зміна підпо¬рядкування установ; перехід установи під контроль іншого дер¬жавного архіву; зміна порядку комплектування державного архіву документами даної установи.
Водночас державні архіви здійснюють заходи щодо виявлен¬ня джерел поповнення НАФ та комплектування документами архівної україніки. Державний архів веде допоміжні списки джерел такого комплектування (фондоутворювачів, власників, їхніх адрес, адрес зберігання документів), формує наглядові справи, укладає картки централізованого державного обліку документів архівної україніки.
Організацію комплектування здійснюють безпосередньо яержавні архіви. На Держкомархів покладено функції контролю птодо цієї роботи. Такі само функції мають державні архіви облас¬тей щодо своїх відділів, районних та міських державних архівів.
Документи установ - джерел комплектування приймаються на зберігання до державних архівів у двох формах: повній та ви¬бірковій. Повна форма приймання передбачає приймання всіх цінних документів від одного фондоутворювача. Вибіркова фор¬ма передбачає приймання всіх цінних документів від окремих фондоутворювачів певного виду - джерел комплектування гру¬пового вибіркового приймання; або частину цінних документів (інформація яких не повторюється в документах інших установ) від конкретного фондоутворювача-джерела комплектування повидового вибіркового приймання. Для документів особового походження повна і вибіркова форма приймання застосовується з урахуванням критерію значущості особи-фондоутворювача.
Державні установи - джерела комплектування тимчасово зберігають документи НАФ у своїх архівних підрозділах. При¬ймання документів НАФ від державних установ - джерел ком-плектування здійснюється після закінчення таких строків:
• документи Верховної Ради України, Адміністрації Прези¬дента України, Центральної Виборчої Комісії, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верхов¬ного Суду України, Вищого господарського суду України, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконав¬чої влади та безпосередньо підпорядкованих їм організа¬цій - 15 років;
• документи Верховної Ради і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та підпорядкованих їм організацій, обласних судів і прокуратур - 10 років;
• документи районних рад і державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та підпорядкованих їм органі¬зацій, районних і міських судів і прокуратур, а також сіль¬ськогосподарських підприємств - 5 років;
• записи актів громадянського стану, документи з особового складу, записи нотаріальних дій і судові справи, господар¬ські книги - 75 років;
• науково-технічна документація - 25 років;
• аудіовізуальні документи, що створюються як продукт ці¬льової виробничої діяльності установ - 3 роки після закін¬чення копіювання;
• електронні документи, що створюються як продукт цільової виробничої діяльності установ - 5 років;
• аудіовізуальні та електронні документи, що входять до складу управлінської документації, - впродовж строків, передбачених для зберігання управлінської документації в архівних підрозділах відповідних фондоутворювачів;
• аудіовізуальні та електронні документи, що входять до складу науково-технічної документації, - впродовж стро¬ків, передбачених для науково-технічної документації.
Документи недержавних установ - джерел комплектування впродовж строків тимчасового зберігання зберігаються в ар¬хівних підрозділах власників або в державних архівах на підставі угод з власниками. Документи, що зберігаються архівних під¬розділах власників - суб'єктів підприємницької діяльності, передаються до державних архівів після закінчення строків тим-часового зберігання, документи громадських об'єднань і релі¬гійних організацій - щорічно або в строки, визначені угодами.
Архівні документи, що утворилися в діяльності установ змі¬шаної форми власності - джерел комплектування, у статутному капіталі яких частка державної власності є переважною, збері¬гаються в своїх архівних підрозділах впродовж строків, перед¬бачених для зберігання аналогічних документів в архівних під¬розділах державних установ.
Кожна установа має щорічно передавати документи до дер¬жавного архіву за графіками, затвердженими державним архі¬вом і погодженими з керівниками установ-джерел комплекту¬вання. Архівам зі значною кількістю джерел комплектування (від кількох сотень і до понад тисячу) дозволяється приймати раз на 2 - 3 роки, але не рідше одного разу на 5 років. Важливе значення при цьому має повноцінне представлення в складі фон¬дів архіву всіх галузей народного господарства, науки і культури-
Документи приймаються в упорядкованому стані разом із страховими копіями унікальних та особливо цінних документів за попередньо затвердженими описами. Разом з документами передаються три примірники описів, у тому числі контрольний примірник, та довідковий апарат до них. Четвертий приміркник опису разом з примірником акту приймання-передавання за¬лишається в установі.
Приймання документів на постійне зберігання від недержав¬них установ - джерел комплектування здійснюється, як пра¬вило, безкоштовно (дарування, наслідування) відповідно до умов угоди. Приймання-передавання документів особового по¬ходження відбувається на підставі рішення експертно-перевір¬ної комісії архіву після затвердження опису первинного розби-рання та акту приймання-передавання (у разі дарування, прий¬мання документів за заповітом чи як безгосподарного майна). Приймання науково-технічних, аудіовізуальних та електронних документів на постійне зберігання здійснюється за наявності в ар¬хіві технічних можливостей забезпечення їх збереженості.
Заходи, пов'язані із реституцією документів, що зберігаються за кордоном, архів погоджує з Держкомархівом. Приймання до¬кументів архівної україніки здійснюється на підставі міжнарод¬них угод про співробітництво; угод між власниками документів та архівом щодо дарування оригіналів документів або їх копій, обміну копіями, купівлі-продажу оригіналів документів; запо¬віту або в якийсь інший законний спосіб.
Тимчасове зберігання архівних документів відбувається впродовж певного нормативно визначеного для кожного виду документів проміжку часу.
У разі ліквідації установи - джерела комплектування дер¬жавного архіву її документи впродовж строків тимчасового зберігання зберігає правонаступник, а після їх закінчення доку-менти НАФ передаються до державних архівів на загальних засадах. Документи тимчасового зберігання ліквідованих ус¬танов (внесених і не внесених до джерел комплектування дер¬жавного архіву), строки зберігання яких вичерпано, виділяються До знищення, документи, строки зберігання яких не вичерпано, зберігаються у трудових архівах і знищуються після закінчення строків зберігання.
Відбір і знищення документів, строки зберігання яких вичер¬пано; упорядкування документів тривалого і постійного збері¬гання та передавання їх до відповідних архівних установ забезпечує ліквідаційна комісія.
Від правильності комплектування кожного державного ар¬хіву залежить якість формування НАФ України, ефективність його використання.
http://vkontakte.ru/id18182352
|
| |
| |
Головна 
