| Ekzor | Дата: Четвер, 24.05.2012, 19:39 | Повідомлення # 1 |
 Гетьман
Група: Адміністратори
Повідомлень: 1418
Статус: Offline
| Проблеми документування діяльності організацій і керування документацією є настільки ж давніми, як і самі документи. На сьогодні питання різноманітні документознавства актуалізуються стрімким розвитком нових інформаційних технологій, прискореною інформатизацією суспільства.
Безперервне зростання обсягів документації в усьому світі, все більш широке застосування електронно-обчислювальної техніки при обробці інформації, використання непаперових носіїв та інші об'єктивні фактори приводять фахівців до висновку про необхідність пошуку нових можливостей оволодіння і керування документованою інформацією, а отже і про необхідність розвитку науки про документознавство. Документознавство відноситься до циклу наук про суспільство, з багатьма з яких перебуває в тісному взаємозв'язку й взаємодії. Ця взаємодія проявляється в різних формах і відбувається на різних рівнях, насамперед на рівні об'єкта й предмета дослідження, понятійного апарата, методів дослідження.
Документознавство тісно пов'язане з історичною наукою. Як ми вже відзначали, об'єктом документознавства є документ в історичному розвитку. Поява тих або інших документів, не кажучи вже про системи документації, безпосередньо пов'язана з еволюцією суспільства, з певними її етапами. Тому функціонування документів і систем документації, складання комплексів документів неможливо зрозуміти без знання соціально-економічної, політичної історії, історії культури й т.д. З іншого боку, сама форма документа характеризується відносною самостійністю, наявністю власних закономірностей розвитку, які, у свою чергу, впливають на ті або інші сторони суспільного розвитку. Тому вивчення минулого припускає й знання генезису документних форм.
Документознавство об'єктивно сприяє формуванню джерельної бази історичних досліджень й у цій своїй якості тісно примикає до джерелознавства — однієї з найважливіших галузей історичної науки, що досліджує теорію, методику й техніку історичних джерел. Джерелознавці також вивчають форму документа, структуру й властивості документованої інформації в їхньому історичному розвитку. Діловодні документи в джерелознавстві звичайно виділяються в самостійний розділ.
На підставі близькості із джерелознавством документознавство звичайно відносять до класу історичних наук, включаючи його до складу так званих допоміжних і спеціальних історичних дисциплін, які розглядаються як субдисципліни джерелознавства. При цьому ряд авторів (А. И. Гуковський, С. М. Каштанів, Б. Г. Літвак, О. М. Медушевская, В. В. Фарсобін та ін.) фактично розміщають документознавство усередині дипломатики — допоміжної історичної дисципліни, що вивчає документи правового порядку. Інші дослідники, навпроти, пропонують розширити коло проблем документознавства, включивши в його склад такі допоміжні історичні дисципліни, як дипломатика, палеографія, метрологія, генеалогія. Причому й ті, і інші здебільшого фактично ставлять знак рівності між документознавством і діловодством.
Таким чином, сучасний стан документального середовища обумовлений не лише соціально-економічними перетвореннями, але й розвитком інформаційних технологій. Велике значення на сьогодні здобувають комп'ютерні технології і засоби, що забезпечують на базі діючого законодавства та інших правових норм оперативність фіксації, збору, обробки, пошуку і передачі інформації, надійність її збереження, вилучений доступ, надання інформації в потрібний час, на потрібному носії й у потрібній формі, з обліком психологічних і ергономічних вимог. Доступ, який відкрився, до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні документування, збереження і передачу документів, тобто перехід на принципово нові способи організації інформації і доступу до неї,
ставлять перед документознавством, архівознавством, документалістикою та іншими науковими дисциплінами, що мають об'єкт дослідження документ, принципово нові наукові і прикладні проблеми. Їхнє вирішення вимагає осмислення багатого історичного досвіду еволюції документа як носія інформації, розвитку діловодства, зміни носіїв і технологій і формулювання відповідних залежностей.
У сфері управління головним чином працюють з інформацією і документами, які виступають її носіями. Документ—об'єкт і результат праці в сфері управління.
Робота з інформаційно-документаційного забезпечення складається з однакових операцій. Тільки одними суб'єктами вона виконується традиційними методами (вручну), іншими - за допомогою засобів механізації та автоматизації. Але всі етапи роботи з документами залишаються. Тому будь-який елементарно грамотний працівник управлінського апарату повинен не тільки правильно складати і оформляти документи, але й знати, які види робіт виконуються з ними.
Будь-яка праця сьогодні удосконалюється шляхом впровадження нових машин та процесів. У сфері управління механізувати можна тільки роботу з документами і автоматизувати опрацювання інформації, яка міститься в документах.
Але машинне опрацювання документів ставить свої вимоги. Відносно документів це вимоги щодо їх формату, порядку оформлення, викладу тексту.
Документ також можна розділити на свої найпростіші складові частини (реквізити) і до кожної частини є правила найбільш правильного її написання та оформлення. Ці правила закріплені ДСТУ 4163-2003. Вимоги до оформлення документів також досить детально описані в системі документаційного забезпечення управління, оскільки в усіх документах можна виділити однакові складові частини (реквізити), вивчивши порядок складання та оформлення цих реквізитів (написання адреси, дат, грифів погодження, затвердження, порядок підписання та ін.). Дані вимоги встановлює ДСТУ 4163-2003.
Одним документом оформлюється тільки одноразова дія. Документи виступають у тісній взаємодії один з одним і утворюють систему документації. Державний стандарт дає визначення системи документації як сукупності взаємопов'язаних документів у визначеній сфері діяльності.
Існують системи фінансової, первинної та облікової бухгалтерської документації бюджетних об'єктів і суб'єктів, обліково-грошової документації, організаційно-розпорядчої та ін. Таким чином, кожний управлінець повинен вміти вилучати і знати ту систему документації, з якою він працює. Наприклад, працівник відділу кадрів повинен знати і вміти складати та оформляти всі кадрові документи,
а також контракти і трудові угоди. Але найбільш загальними є організаційно-розпорядчі документи, з якими доводиться мати справу будь-якому управлінцю. Сюди належать такі організаційні документи, як статут, положення, інструкції; розпорядчі документи-накази, розпорядження, вказівки, ухвали, рішення; інформаційно-довідкові -акти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, а також найбільш масові види службових документів - листи, телеграми, телефонограми. Кожний вид названих документів має свої особливості в оформленні і викладі тексту, які неважко вивчити.
http://vkontakte.ru/id18182352
|
| |
| |
Головна 
