| Ekzor | Дата: Четвер, 24.05.2012, 19:37 | Повідомлення # 1 |
 Гетьман
Група: Адміністратори
Повідомлень: 1418
Статус: Offline
| Документування – це створення документа з використанням різних методів, способів і засобів фіксації інформації на матеріальному носії.
Метод документування – це прийом або сукупність прийомів фіксації інформації на матеріальному носії за допомогою знакових систем (характер кодів мов, знакові системи і т.ін.).
Спосіб документування – це дія або сукупність дій, вживаних при записі інформації на матеріальному носії (висікання, тиснення, різьблення, фарбування, перфорування, фотохімічний, електромагнітний, оптичний, електронний, механічний, ручний та ін.).
Засіб документування – це предмет (знаряддя) або сукупність пристосувань (устаткування, інструменти), використовуваних для створення документа. Засоби складання, копіювання й розмноження документів – це ручні, механізовані і автоматизовані пристосування.
Створення документа
Створення документа – один з найважливіших етапів його опрацювання. Правильний підхід до виконання цього етапу полегшує створення документа та його подальше опрацювання.
Розглянемо основні кроки створення документа.
Складання документів.
4.1.1. Для складання документів повинен використовуватись папір фор¬матів A3 (297x420 мм), А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм).
Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
4.1.2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках устано¬ви. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Примірної Інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:
• встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додатки 6, 7 і 8). Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік не перевищує 200 одиниць;
• бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовж¬нього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;
• бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;
• бланки документів повинні мати такі поля:
ліве - 20 міліметрів;
верхнє - не менше як 10 міліметрів;
праве і нижнє - не менше як 8 міліметрів.
Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та доку-менти, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.
4.1.3. 3 метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.
Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.
4.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладе¬ну стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження.
Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.
4.1.5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інфор¬мацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.
В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.
Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інфор¬мації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в орга¬нізаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.
Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інфор¬мації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.
У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показ¬ники у разі потреби кодуються.
4.1.6. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів установи.
Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть одна¬ковою мірою всі ці особи.
Поняття про діловий документ
Діловий документ призначений для одноразового використання. Його мета – прийняття та виконання безпосередніх управлінських рішень.
До ділових документів відносяться:
• інформаційні;
• документи колегіальних органів (службові листи, телеграми, телефонограми, довідки, доповідні, пояснювальні й службові записки);
• розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);
• організаційні (положення, статути, інструкції);
• документи щодо особового складу (заяви про прийом на роботу, характеристики, накази щодо особового складу, щодо контрактної системі наймання працівників);
• документи з господарсько-договірної діяльності (договір постачання, договір підряду, про матеріальну відповідальність, господарські договори в посередницькій діяльності, комплект договорів щодо створення нових форм господарювання, щодо взаємин підприємства й банку);
• документи з господарсько-претензійної діяльності (протоколи розбіжностей до договорів, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви);
• обліково-фінансові (оформлення відкриття рахунка в банку, заява-зобов'язання, акти, трудові угоди, доручення);
• документи з зовнішньоекономічних відносин (з організації зовнішньоекономічних зв'язків і створення спільних підприємств).
Ділові документи часто називають управлінськими, а їхня сукупність – управлінською документацією.
• Діяльність щодо створення документів називається документуванням. Умови, що забезпечують рух, пошук і збереження документів, поєднуються під загальною назвою – організація роботи з документами. Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі управлінської діяльності, називається діловодством.
http://vkontakte.ru/id18182352
|
| |
| |
Головна 
