| Ekzor | Дата: Четвер, 03.05.2012, 20:50 | Повідомлення # 1 |
 Гетьман
Група: Адміністратори
Повідомлень: 1418
Статус: Offline
| Опис справ складається з дотримання таких правил:
- номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери назви категорії документів, що входять до опису, та чотирьох цифр, у якому заведені включені до опису справи (5 П – 2000; 5 Т – 2000; 5 ОС - 2000);
- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи;
- графа опису „Примітка” використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передавання справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі;
- систематизація справ, що включаються до опису, повинна відповідати їх систематизації за номенклатурою справ;
- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером
- у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші справи позначаються словами „те саме”
- справи з особового складу вносяться до опису з а абеткою, тематикою, хронологією.
Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року складають річний розділ опису.
У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в опису (літерні та пропущені номери справ).
- У річний розділ вносяться також справи, не завершені впродовж календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, упродовж якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається: „Документи з цього питання див. Також у розділі за ____рік, №___”, а графи „крайні дати справи”, ”кількість аркушів у справі” опису не заповнюються.
- Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби документаційного забезпечення управління і затверджується керівником структурного підрозділу.
- Описи справ структурних підрозділів установи є підставою для складання зведеного опису справ установи.
Складання і оформлення річних розділів зведених описів справ
установи та закінчених описів справ фонду в цілому
В архіві установи, що має структурний поділ, на підставі описів справ структурних підрозділів складаються річні розділи зведених описів справ установи.
- У річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання включаються заголовки справ, що відклалися в структурних підрозділах установи впродовж року, а також заголовки справ, сформованих з документів, вилучених зі справ з тимчасовими строками зберігання, щт мали позначку „ЕПК”. Заголовки справ включаються до зведеного опису тільки після звіряння з описами справ структурних підрозділів, а для безструктурних установ – зі зведеною номенклатурою справ за той самий рік, а також перевіряння правильності формування та оформлення справ.
- Заголовки справ, включених у річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку, доки їх кількість не дійде до числа 9999. Після цього опис вважається закінченим, а справи, що створюються в наступні роки, включаються до іншого опису, що має наступний порядковий номер. В установах з річним документообігом менше 600 документів допускається закінчувати зведений опис з кількістю справ 999.
- Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання після останньої описувальної статті складається підсумковий запис, у якому цифрами і літерами вказуються фактична кількість справ, унесених у цей розділ, а також інші встановлені реквізити. Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ установи, у залежності від кількості таких справ можуть уноситися у річний розділ під літерними номерами, або вміщуватися наприкінці річного розділу опису за їх валовою нумерацією. Після внесення в опис додаткових записів про включення або вибуття справ складається новий підсумковий запис, у якому наводяться підстави до внесення змін.
- До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складається передмова, у якій наводяться відомості про основні напрями діяльності та структуру установи за період, що охоплюють справи опису; коротко характеризуються зміст і повнота документів у справах; висвітлюються особливості формування і описання справ, їх систематизації опису. Передмова підписуються укладачем опису та керівником архіву установи (особою, відповідальною за архів).
- Аркуші річних розділів зведеного опису справ нумеруються у валовому порядку, на окремому аркуші складається засвідчу вальний напис до розділу опису.
- Усі примірники річних розділів описів справ постійного зберігання через 2 роки після закінчення документів у діловодстві подаються на розгляд ЕК установи, що проставляє гриф „СХВАЛЕНО” на кожному примірнику опису.
- Установи , що передають документи НАФ на державне зберігання, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у чотирьох примірниках, які подаються на затвердження ЕПК відповідного державного архіву.
http://vkontakte.ru/id18182352
|
| |
| |
Головна 
