| Ekzor | Дата: Четвер, 03.05.2012, 20:47 | Повідомлення # 1 |
 Гетьман
Група: Адміністратори
Повідомлень: 1418
Статус: Offline
| Комплектування державного архіву – це систематичне, цілеспрямоване і планомірне поповнення його складу документами НАФ відповідно до його профілю. Безпосередня організація комплектування архіву починається з визначення джерел комплектування – юридичних і фізичних осіб, які є утворювачами і/або власниками документів НАФ, що підлягають подальшому передаванню на постійне державне зберігання на правах державної власності в обов’язковому порядку або на підставі угоди.
Для цього укладаються списки установ (незалежно від форми їх власності), що функціонують в зоні його комплектування і у своїй діяльності утворюють або не утворюють документи, що підлягають віднесенню до НАФ. Такі списки поділяються на список установ-джерел формування НАФ і список установ, що не підлягають внесенню до джерел комплектування (список №2). На підставі списку установ-джерел формування НАФ укладається список джерел комплектування - складений відповідно до профілю архіву перелік установ, що функціонують в зоні його комплектування і зобов’язані передавати на державне зберігання до архівів у визначені строки на підставі вимог чинного законодавства чи угод між власником і архівом документи НАФ або такі, що підлягають внесенню до нього (список №1).
На державне зберігання документи НАФ передають органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи і організації, віднесені до джерел комплектування архіву. Склад недержавних установ - джерел комплектування архіву визначається архівами спільно з власниками після укладання відповідних угод про передавання документів на правах державної власності. Державні архіви ведуть систематичну роботу щодо уточнення списків установ-джерел комплектування. Підставами для внесення уточнень і змін до списків установ та їх перескладання є вказівки Державної архівної служби України, рішення експертних комісій відповідного державного архіву; створення або ліквідація окремих установ, зміна функцій або масштабу їх діяльності, зміна підпорядкування установ; перехід установи під контроль іншого державного архіву; зміна порядку комплектування державного архіву документами даної установи.
Водночас державні архіви здійснюють заходи щодо виявлення джерел поповнення НАФ та комплектування документами архівної україніки.
Організацію комплектування здійснюють безпосередньо державні архіви. Документи установ – джерел комплектування приймаються на зберігання до державних архівів у двох формах: повній та вибірковій. Повна форма приймання передбачає приймання всіх цінних документів від одного фондоутворювача. Вибіркова форма передбачає приймання всіх цінних документів від окремих фондоутворювачів певного виду – джерел комплектування групового вибіркового приймання; або частину цінних документів (інформація яких не повторюється в документах інших установ) від конкретного фондоутворювача- джерела комплектування по видового вибіркового приймання. Кожна установа має щорічно передавати документи до державного архіву за графіками, затвердженими державним архівом і погодженими з керівниками установ-джерел комплектування. Документи приймаються в упорядкованому стані разом із страховими копіями унікальних та особливо цінних документів за попередньо затвердженими описами. Разом з документами передаються три примірники описів, у тому числі контрольний примірник, та довідковий апарат до них. Четвертий примірник опису разом з примірником акту приймання-передавання залишається в установі. Приймання документів на постійне зберігання від недержавних установ – джерел комплектування здійснюється, як правило, безкоштовно (дарування, наслідування) відповідно до умов угоди.
Тимчасове зберігання архівних документів відбувається впродовж певного нормативно визначеного для кожного виду документів проміжку часу. Документи тимчасового зберігання ліквідованих установ, строки зберігання яких вичерпано, виділяються до знищення, документи, строки зберігання яких не вичерпано, зберігаються у трудових архівах і знищуються після закінчення строків зберігання.
http://vkontakte.ru/id18182352
|
| |
| |
Головна 
