| Ekzor | Дата: Четвер, 03.05.2012, 20:45 | Повідомлення # 1 |
 Гетьман
Група: Адміністратори
Повідомлень: 1418
Статус: Offline
| Передавання документів НАФ на державне зберігання здійснюється щорічно після закінчення граничних строків їх зберігання в архівному підрозділі установи згідно з графіками, затвердженими керівниками установи й відповідного державного архіву.
В установах з невеликим обсягом справ постійного зберігання, а також в громадських організаціях, що здійснюють діяльність у межах строків скликання, передавання документів на державне зберігання може здійснюватися один раз у 3 – 5 років або по закінченні строків скликання.
Документи установ передаються на державне зберігання в упорядкованому стані за описами, затвердженими в установленому порядку. Надходження документів на державне зберігання оформляється актом приймання-передавання, що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до відповідного державного архіву, а другий залишається в справі фонду архіву установи.
Перед передаванням на державне зберігання архівом спільно з представником державного архіву проводиться перевіряння фізичного та санітарно-гігієнічного стану документів. Виявлені порушення усуваються архівом установи.
Передавання справ здійснюється за описами у трьох примірниках. На всіх примірниках описів робляться позначки про приймання справ у державний архів. Четвертий примірник опису разом з примірником акта приймання-передавання залишається в архіві установи.
Якщо при прийманні-передаванні виявлені розходження між підсумковим записом у опису та фактичною наявністю справ, у кожному примірнику опису складається новий підсумковий запис, у якому наводиться фактична кількість справ, що є у наявності, та номери відсутніх справ.
Установа зобов’язана вжити заходів щодо розшуку відсутніх справ та притягнення посадових осіб, винних у цьому, до відповідальності.
Номери відсутніх справ застерігаються в акті приймання-передавання документів на державне зберігання, а причини відсутності справ – у довідці, що додається до акта.
Разом зі справами на державне зберігання передається історична довідка про установу та її документи або доповнення до історичної довідки
Документи до державного архіву доставляються транспортом і за рахунок установи-здавальника.
Передавання документів у випадку реорганізації або ліквідації установи
Порядок передавання й подальшого користування документами установи після її реорганізації або ліквідації передбачається в наказі, іншому розпорядчому акті або рішенні про реорганізацію чи ліквідацію установи.
Передавання документів установи, що ліквідується входить до обов’язків комісії, створеної для передавання справ і майна.
У випадку реорганізації установи з передачею її функцій іншій установі остання приймає за актом документи, не завершені в діловодстві установи, що реорганізується, та її архів.
Якщо функції установи, що реорганізується, передаються декільком іншим установам, її архівні справи, віднесені до НАФ, передаються в упорядкованому стані відповідному державному архіву, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, передаються її органу вищого рівня, якщо він існує на території відповідної області.
Якщо органів вищого рівня на території регіону не існує, всі справи з основної діяльності установи-фондоутворювача повинні бути прийняті відповідним державним або іншим архівом.
Документи, не закінченні в діловодстві, а також документи з особового складу передаються установам-наступникам ліквідованої установи за належністю.
У разі реорганізації установи, коли з її складу виділяється структурний підрозділ, якому надаються права установи, останньому передаються документи, не закінчені в діловодстві, що відносяться до профілю діяльності новоствореної установи, а також документи з особового складу працівників, які перейшли на роботу в новостворену установу.
Якщо установа ліквідується без правонаступників, її архівні справи, віднесені до НАФ, передаються в упорядкованому стані відповідному державному архіву, а архівні справи з основної діяльності, сироки тимчасового зберігання яких ще не закінчились, та документи, не закінчені в діловодстві, а також документи з особового складу передаються її органу вищого рівня, якщо він існує на території відповідної області.
Якщо органів вищого рівня на території зазначених регіонів не існує, всі архівні справи і документи установи-фондоутворювача повинні бути прийняті відповідним державним або іншим архівом.
У випадку банкрутства установи передавання її документів для подальшого зберігання здійснюється в порядку, встановленому Законом України «Про банкрутство» з подальшими змінами до нього.
http://vkontakte.ru/id18182352
|
| |
| |
Головна 
