| Ekzor | Дата: Четвер, 03.05.2012, 20:44 | Повідомлення # 1 |
 Гетьман
Група: Адміністратори
Повідомлень: 1418
Статус: Offline
| Перевіряння юридичної особи проводиться згідно з планом-графіком проведення перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб – джерел формування НАФ, що внесені до списків №1, №2 архіву, який складається разом з планом роботи архіву і затверджується її керівником.
Архів попередньо (як правило, за місяць) у письмовій формі повідомляє юридичну особу про мету і терміни проведення перевіряння, направляє запитальник з проведення перевіряння.
Проведення комплексного перевіряння планується не рідше ніж одного разу на п’ять років.
Тематичне перевіряння проводиться у міру потреби, але не частіше, ніж раз на два роки. Тематичні перевіряння роботи служби діловодства, ЕК, архівного підрозділу проводяться з метою оцінки окремих напрямів роботи з документами за планом-графіком, затвердженим керівником архіву.
Контрольне перевіряння здійснюється у разі потреби через рік після комплексного або тематичного перевіряння за рішенням колегії, експертно-перевірної комісії (ЕПК), експертної комісії (ЕК) архіву з метою усунення недоліків виявлених за підсумками перевірянь. Замість проведення контрольного перевіряння архів може зробити запит щодо одержання від юридичної особи письмових відомостей про хід усунення недоліків, виявлених у процесі комплексного або тематичного перевіряння.
Під час підготовки до перевіряння в архіві вивчаються документи наглядової справи юридичної особи, паспорт архівного підрозділу; історична довідка, схвалені та погоджені ЕПК описи справ постійного зберігання та з особового складу, акти приймання-передавання справ на постійне зберігання.
Обов’язково слід ознайомитися з довідками попередніх перевірянь з метою контролю виконання попередніх зауважень.
Організація проведення перевіряння включає:
- ознайомлення з діяльністю діловодних, архівних служб та ЕК юридичної особи;
- перевіряння організації роботи щодо зазначених напрямів діяльності;
- аналіз результатів перевіряння;
- складання довідки (акта) за підсумками перевіряння і погодження її з керівництвом і посадовими особами, відповідальними за зазначену ділянку роботи;
- проведення наради за підсумками перевіряння.
Комплексне перевіряння
Проводиться за такими напрямами:
- ознайомлення зі станом організації діловодства;
- ознайомлення з організацією роботи ЕК;
- ознайомлення з роботою архівного підрозділу.
Перевіряння стану організації діловодства
Ознайомлення з організаційними документами (положення пор службу з діловодства, посадові інструкції співробітників), розпорядчими документами, що регламентують організацію роботи з документами (накази про затвердження інструкцій з діловодства та регламентів роботи, про призначення осіб, відповідальних за діловодство, про розподіл функціональних обов’язків між керівником і його заступниками, про делегування права підпису, тощо). Аналізується кількісний та кваліфікаційний склад працівників служби діловодства (кількість, освіта, стаж, довід роботи).
Звертається увага на якість підготовки індивідуальної інструкції з діловодства, її відповідність, погодження з відповідним архівом. Аналізується стан впровадження зазначених інструкцій у роботу юридичної особи.
Документування діяльності юридичної особи
Перевіряється наявність бланків (їх види, відповідність вимогам стандартів, порядок обліку), оформлення реквізитів службових документів та їх відповідність вимогам ДСТУ 4163 – 2003, правильність складання й оформлення службових документів (наказів, протоколів. листів).
Організація документообігу
Вивчається правильність організації документообігу (маршрути документопотоків; доставка, прийом, обробка і розподіл вхідних документів;
Обробка і передача на відправку вихідних документів; проходження внутрішніх документів). Зазначається обсяг документообігу та періодичність його підрахунку.
Пошукові системи документів
Характеризуються система реєстрації документів (централізована, децентралізована, змішана), форми реєстрації документів (журнальна, карткова, електронна), повнота складу основних реквізитів у реєстраційних формах, дотримання принципів реєстрації (однократність, у межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту документа).
Ознайомлення з організацією пошукової системи за документами (традиційна, електронна ). У разі застосування традиційної системи зазначають кількість і види картотек (довідкові, контрольно-довідкові, кодифіковані, за зверненням громадян, алфавітні). У разі впровадження технологій електронного діловодства та електронних документів слід зазначити які системи САД (система автоматизації діловодства, яка забезпечує реєстрацію вхідних, вихідних, внутрішніх документів, контроль виконання документів, пошук необхідних документів) і СЕД (система електронного документообігу, яка об’єднує функції автоматизації діловодства і забезпечує рух електронних документів в організації, або між організаціями (створення документа або сканування вхідного документа, погодження, накладення резолюцій, ведення версій документа, підписання, направлення в архів оперативного або довготривалого зберігання) застосовуються.
Організація контролю за виконанням документів
Характеризується порядок здійснення контролю (регулярність проведення перевірок, нагадування про терміни виконання документів, облік і узагальнення результатів контролю, інформування керівництва про хід та підсумки виконання документів тощо).
Організація спеціальних видів діловодства
Перевіряється ведення діловодства за зверненнями громадян (дотримання вимог окремої реєстрації, порядок формування справ).
Характеризується організація роботи з конфіденційними документами (порядок їх реєстрації та обліку, забезпечення збереженості, формування у справи, порядок зняття грифу обмеження доступу до документів тощо).
Організація роботи з документами в діловодстві
Перевіряються наявність зведеної номенклатури справ (дата погодження з ЕПК державного архіву та затвердження керівником юридичної особи). Аналізується якість підготовки зведеної номенклатури справ (повнота складу документів, правильність формулювання заголовків справ та послідовність їх розміщення, дотримання загальних правил формування справ, правильність визначення строків зберігання документів згідно з типовим або відомчим (галузевим) переліком, оформлення підсумкового запису номенклатури справ у кінці діловодного року).
Організація відомчого контролю за станом діловодства й архівної справи
Якщо юридична особа має мережу підвідомчих установ, то необхідно охарактеризувати організацію відомчого контролю за станом діловодства й архівної справи (наявність відомчих переліків зі строками зберігання, типовх або примірних номенклатур справ, інструкцій з діловодства для підвідомчих установ, методичних посібників з питань діловодства та архівної справи, довідок перевірок, періодичність проведення семінарів, підвищення кваліфікації працівників діловодних та архівних служб тощо).
Організація роботи ЕК
Перевірку роботи ЕК починають з співбесіди з головою ЕК та її секретарем. Далі ознайомлюються з документами, що регламентують діяльність ЕК (положення про неї та її склад, плани роботи, протоколи засідань, звіти). Характеризується діяльність ЕК, зокрема: ступінь виконання функцій, закріплених у положенні про неї; кількість засідань на рік; які питання виносяться на розгляд; здійснення перевірянь умов зберігання справ в структурних підрозділах, формування справ, підготовки справ до архівного зберігання; вжиті заходи щодо організації експертизи цінності, розшуку справ у разі їх нестачі або пошкодження; форми надання методичної і практичної допомоги підвідомчим установам щодо організації роботи з документами, підвищенні кваліфікації тощо. Перевіряється якість складання протоколів засідань ЕК.
Організація роботи архівного підрозділу(архіву)юридичної особи
Вивчається організаційно-правовий статус архівного підрозділу (самостійний структурний підрозділ або функції покладено на особу, відповідальну за архів), його підпорядкованість, наявність положення.
Перевіряється стан роботи архівного підрозділу за такими напрямами:
- планування, звітність, облік роботи (наявність річного плану роботи, звіту, застосування примірних норм часу);
- забезпечення збереженості документів НАФ та документів з особового складу, зокрема дається характеристика: приміщення архівного підрозділу (загальна площа, кількість архівосховищ, наявність робочої кімнати, вид опалення, наявність грат, штор, жалюзей на вікнах, оббиття дверей металевими листами тощо) та його обладнання (наявність стелажів або шаф, сейфів, картонажів; електро і протипожежного обладнання (наявність вуглекислотних вогнегасників, протипожежної сигналізації, інструкції про заходи протипожежної безпеки, план евакуації документів); температурно-вологісного режиму (наявність контрольно-вимірювальних приладів, реєстрація їх показників, відповідність нормативним документам); санітарно-гігієнічного режиму; інших заходів щодо забезпечення збереженості документів (перевіряння наявності та стану справ, складання відповідних актів, дотримання порядку видавання справ з архівосховищ тощо);
- організація обліку документів (наявність книги обліку надходження та вибуття документів, списку фондів, паспорту архіву, описів справ постійного зберігання, тривалого зберігання, з особового складу, справи фонду);
- наявність довідкового апарату до документів (описів справ, номенклатури, історичної довідки);
- організація користування документами (кількість виданих запитів соціально-правового характеру та правильність їх оформлення, організація обслуговування користувачів у читальному залі, підготовка публікацій, лекцій, екскурсій, організація виставок тощо).
Перевіряється якість науково-технічного опрацювання документів, періодичність його проведення, наявність актів про вилучення до знищення документів, не віднесених до НАФ, за які роки документи передані на постійне зберігання, кількість справ, що зберігаються понад встановлені строки, фізичний стан документів і повнота їх збереженості, а також з’ясовуються факти втрати чи незаконного знищення документів(наявність актів про нестачу).
Оформлення результатів перевіряння
У процесі перевіряння особа, яка проводить перевіряння, надає чіткі і конкретні роз’яснення щодо вимог законодавства з архівної справи та діловодства, надає методичну і практичну допомогу з метою усунення виявлених порушень.
Перед складанням довідки (акта) перевіряючий ознайомлює керівника юридичної особи, служби діловодства, ЕК, архівного підрозділу з попередніми результатами перевіряння.
Результати перевіряння оформляють довідкою (актом), а також фіксують у картці обліку роботи з юридичною особою.
Результати комплексних перевірянь із серйозними порушеннями розглядаються на засіданні колегії державного архіву, висновки направляються до органу вищого рівня.
http://vkontakte.ru/id18182352
|
| |
| |
Головна 
