| Ekzor | Дата: Субота, 24.12.2011, 21:02 | Повідомлення # 1 |
 Гетьман
Група: Адміністратори
Повідомлень: 1418
Статус: Offline
| Щойно документи потрапляють до архівної установи, вони обліковуються в книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання, де вказуються такі основні дані: коли, від кого і на підставі якого документа відбулися надходження, назва, роки, обсяг і стан документів, який номер фонду їм присвоєно. Записи у книзі дозволя¬ють встановити, які надходження відбулися до архіву, а також сумарну кількість документів, що надійшли на зберігання за певний хронологічний період.
До системи облікових документів належить список фондів архіву, що складається для реєстрації прийнятих на постійне зберігання архівних фондів. Списком фондів є перелік назв архівних фондів, розташованих у порядку їх номерів, призначений для їх обліку фондів архіву. До списку фондів архівний фонд записується тільки раз при першому надходженні його до архіву. Йому присвоюється номер згідно зі списком фондів у порядку надход-ження до архіву
Для поодиничного та сумарного обліку фондів, описів і справ, що містять особливо цінні та унікальні документи складають! перелік фондів, що містять особливо цінні документи. В облікових документах і архівних шифрах фонди, описи, справи, що містять особливо цінні та унікальні документи, а також безпосередньо самі архівні документи, визнані особливо цінними та унікальними.
Після запису до книги надходжень і до списку фондів документи кожного фонду обліковують в аркуші архівного фонду, призначеному для сумарного обліку, який відображає рух доку¬ментів та зміни кількісних та якісних характеристик. Аркуш фонду складається на кожний фонд і містить його назву та но¬мер, категорію, вказує місце знаходження,склад документів фонду, їх кількість та хронологічні межі, довідковий апарат до фонду.
Облік кількості аудіовізуальних документів певного виду, динаміку їх змін по кожному опису і фонду в цілому, обліку й нумерації аудіовізуальних документів певного виду фіксують аркуші обліку аудіовізуальних документів.
Система облікових документів включає і архівний опис - архівний довідник, що виконує облікову та довідково-пошукову функції. Він призначений для поодиничного та сумарного обліку справ; закріплення порядку їх систематизації та обліку змін в їхньому складі та обсязі. Описам присвоюються номери: в межах фонду - за аркушем фонду, а при нефондовій організації - в межах ство¬рюваної за формальними ознаками сукупності документів за ар¬кушем обліку. Наприкінці опису в усіх примірниках укладачем робиться підсумковий запис, який фіксує кількість одиниць збе-рігання, внесених до опису.
Для поодинокого та сумарного обліку одиниць зберігання страхового фонду копій особливо цінних документів складають опис страхового фонду.
Облік описів здійснюється в реєстрі описів із зазначенням у відповідних графах дати реєстрації, назви фонду, назви опису, кількості внесених до нього справ та їхніх крайніх дат, кількості аркушів у опису, а також номера фонду, номера опису, номеру тому опису та інвентарного номера.
Книгу обліку надходжень страхового фонду та фонду кори¬стування та Книгу обліку надходжень страхового фонду та фон¬ду користування унікальних документів НАФ, включених до Дер¬жавного реєстру національного культурного надбання, застосо¬вують для реєстрації кожного відповідного надходження. Справи, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них ма¬теріальні цінності, обліковуються у відповідній книзі, призна¬ченій для по одиничного та сумарного обліку кількості, стану і скла¬ду таких справ.
На кожний новостворений фонд заводиться справа фонду, якій присвоюється номер фонду, на який її заведено. Документи справи фонду мають постійний строк зберігання. До справи фонду включають історичну довідку, листування з фондоутворювачем; акти й інші документи, що фіксують зміни у назві, складі й обсязі фонду; копії характеристики фонду, складені для путівника (довідника); робочі інструкції та методичні вказівки з удосконалення й перероблення описів фонду, 3 опрацювання документів фонду; схеми систематизації його до¬кументів; відомості про користування документами фонду тощо.
Для централізованого державного обліку документів НАФ державні архіви складають такі документи:
• паспорт архіву - обліковий документ періодичної звітнос¬ті, що містить відомості про кількість, стан та умови збері¬гання архівних документів та їх мікрокопій, склад довід¬кового апарату і кадри архіву;
• Державний реєстр національного культурного надбання. Унікальні документи НАФ;
• відомості про зміни у складі та обсязі фондів;
• картка архівного фонду;
реєстрі/ національного культурного надбання;
• картка централізованого державного обліку архівної україніки.
Картка архівного фонду складається на кожний фонд, що уперше надійшов до архіву. Вона призначена для централізованого обліку документів НАФ і містить назву і номер архівного фонду, відомості про кількість і склад його одиниць зберігання, а також місце його зберігання.
Загалом облік здійснюється на основі надання архівним до¬кументам облікових номерів. Вони надаються архівним фондам, архівним описам, що розглядаються як сукупності документів, до складу яких можуть входити цілісні архівні фонди, нефондові документальні комплекси або їх частини; справам в межах архівних описів; окремий документам у межах справ.
В облікових документах фіксуються також всі вибуття документів з архіву та зменшення їх кількості в результаті про¬ведення окремих видів внутріархівних робіт. Документи можуть бути зняті з обліку на під¬ставі актів про виділення до знищення документів, що не під¬лягають зберіганню; про виявлення справ, що не належать до Даного фонду, архіву; приймання-передавання документів до ін¬. архіву тощо.
До допоміжних облікових документів належать: книги обліку приймання документів на тимчасове та депоноване зберігання; паспорт архівосховища для сумарного обліку фондів, одиниць зберігання та їхнього стану в даному сховищі на 1 січня поточ¬ного року; книга обліку видавання одиниць зберігання з архі¬восховища; книга обліку видавання документів у тимчасове ко¬ристування; книга і картотека обліку вибуття документів; покаж¬чик до аркушів фондів; книга обліку справ з особового складу; книга та картотека руху фондів, описів, справ та ін.
Загалом система облікових документів дозволяє на різних рівнях комплексів документів послідовно розкривати склад і зміст архівних фондів. Правильно організо-ваний облік забезпечує збереженість документів НАФ, закрі¬плюючи їх систематизацію і зберігання за єдиними для всіх сховищ одиницями обліку.
http://vkontakte.ru/id18182352
|
| |
| |
Головна 
