| Ekzor | Дата: Субота, 24.12.2011, 21:01 | Повідомлення # 1 |
 Гетьман
Група: Адміністратори
Повідомлень: 1418
Статус: Offline
| З метою встановлення фактичної наявності одиниць збері¬гання і відповідності їх кількості, зазначеній у описах справ (кни¬гах обліку), а також виявлення документів, які потребують нау¬кового, реставраційного, косерваційно-профілактичного та тех¬нічного оброблення, проводять перевіряння наявності, фізичного та технічного стану документів. Перевіряння наявності і стану документів є постійною плановою роботою кожного державного архіву і проводиться для фондів першої категорії і таких, що міс¬тять особливо цінні документи - один раз на 10 років; для уні¬кальних документів - не менш як один раз на п'ять років; для фондів другої категорії - один раз на 15 років; фондів третьої категорії - один раз на 20 років; секретних документів - відпо¬відно до вимог спеціальних нормативних документів. Періодич¬ність контролю наявності та технічного стану кіновідеофото-фонодокументів становить один раз на 5 років.
Позачергові одноразові перевіряння наявності й стану доку¬ментів усіх або частини фондів архіву проводяться у разі стихійного лиха, масових переміщень, надзвичайних ситуацій, в ре¬зультаті яких виникала можливість втрати або пошкодження до¬кументів.
4.1.1 Перевіряння наявності та стану документів є плановою роботою
державного архіву, за організацію та якість проведення якої відповідає
профільний структурний підрозділ.
4.1.2 Перевіряння наявності та стану документів проводить комісія
(робоча група) створена наказом директора архіву, до складу якої включають 2–3 працівників архіву. Розподіл обов’язків між членами комісії фіксують у наказі, за необхідності - у робочій інструкції чи пам’ятці щодо перевіряння наявності та стану документів. Для виконання допоміжних робіт (знепилювання коробок, заміни ярликів тощо) до складу комісії (робочоїгрупи) додатково включають інших працівників.
Як виняток, на підставі наказу директора архіву, дозволяють проводитиперевіряння наявності одному працівнику. До роботи з перевіряння наявності також залучають працівників інших структурних підрозділів архіву та студентів у період проходження ними виробничої практики.
4.1.3 Під час планування роботи щодо перевіряння наявності і стану
документів слід передбачити:
- черговість перевіряння фондів із зазначенням строків виконання,
обсягів, норм виробітку, необхідного бюджету робочого часу тощо;
- заходи щодо підбиття підсумків перевіряння наявності і стану
документів та розшуку невиявлених документів;
- внесення змін до облікових документів.
4.1.4 Планування та облік роботи щодо перевіряння наявності та стану
документів та уточнення облікових документів ведуть за встановленими для
державних архівів формами.
Строки перевіряння наявності документів можуть бути змінені за
рішенням ЕПК або іншого колегіального органу архіву.
http://vkontakte.ru/id18182352
|
| |
| |
Головна 
