| Ekzor | Дата: Субота, 24.12.2011, 20:57 | Повідомлення # 1 |
 Гетьман
Група: Адміністратори
Повідомлень: 1418
Статус: Offline
| БАЗОВОЮ КЛАСИФІКАЦІЙНОЮ одиницею організації документів у межах архівного фонду є справа (оди¬ниця зберігання, одиниця обліку). Вона може складатися з од¬ного, частини одного, кількох документів, що мають самостійне значення. Організація документів у межах архівного фонду ґрун¬тується на схемі систематизації документів - переліку одиниць поділу, розміщених у певній послідовності, і призначена для ро¬зміщення документів фонду за цим поділом. Одиницями поділу є відділи, розділи, рубрики і т.д. Складання схеми систематизації вимагає знання історії, структури, компетенції, особливостей ді¬яльності фондоутворювача, його системи діловодства. Воно пе¬редбачає охоплення всіх документів архівного фонду. Групування проводиться за методом дедукції, тобто від загального до кон¬кретного, за однією і тією самою ознакою, при чому ознаки гру¬пування визначають у кожному конкретному випадку залежно від наукової і практичної цілей. Розподіл починають за основною ознакою, притаманною для всього фонду, і закінчують за озна¬ками, характерними для окремих, найменших груп документів. Процес групування справ фонду здійснюється з урахуван¬ням таких ознак:
• структурної, що фіксує належністю до структурних під¬розділів (відділ, цех, факультет), внаслідок діяльності яких вони виникли;
• хронологічної, що відображає час появи документів місяць, число);
• галузевої, функціональної, тематичної, що встановлюють галузеву належність і функції фондоутворювача та тема¬тикою документів;
• номінальної, що відображає належність до конкретного ви¬ду одиниць зберігання чи виду документів;
• авторської - для групування справ за авторською належ¬ністю (юридична чи фізична особа);
• кореспондентської - для групування справ, що виникли внаслідок листування з певними особами чи установами;
• географічної - для групування справ за окремими адміні¬стративно-територіальними одиницями, з якими пов'язані автор, кореспондент чи зміст документа (області, району, міста і села).
Крім того, враховують і такі ознаки, як мова документів, фор¬
мат, оригінальність, носій.
У кожному конкретному випадку визначають головні і друго¬рядні ознаки. До головних найчастіше належать структурна і хро¬нологічна, рідше - галузева, географічна, авторська. Вибір го¬ловних ознак зумовлюється особливостями діяльності фондо-утворювача, складом і змістом документів, цілями групування.
Вид схеми організації фонду визначають згідно з ознаками, за якими здійснюють два перші поділи документів фонду. Схеми бувають структурно-хронологічні; галузево-хронологічні ; функціонально-хронологічні; номінально-хронологічні ; географічно-хронологічні і т.д.
Для фондоутворювачів, які припинили своє існування, най¬частіше застосовують хронологічно-структурну схему, групую¬чи документи за роками, а потім за структурними підрозділами.
Наприклад:
2000р. 2001р.
1. Ректорат. 1. Ректорат.
2. Біологічний ф-т. 2. Біологічний ф-т.
3. Географічний ф-т і т.д. 3. Географічний ф-т і т.д.
У межах хронологічно-галузевої схеми справи спочатку групують за роками, а потім за галузями діяльності:
2000р. 2001р.
1- Освіта. 1. Освіта.
2. Охорона здоров'я. 2. Охорона здоров'я.
3. Міський транспорт і т.д. 3. Міський транспорт і т.д.
Для класифікації документів колекцій застосовують тематич¬но-хронологічну схему:
1. Відбудова промисловості - 1944 р., 1945 р., 1946 р.
2. Відбудова сільського господарства - 1944 р., 1945 р., 1946 р.
3. Відбудова установ освіти - 1944 р., 1945 р., 1946 р.
Під час групування документів за роками справи відносять до того року, коли вони були розпочаті. Винятком є плани і звіти, які належать до того року, на який або за який вони складалися. Якщо це плани чи звіти на кілька років, то плани відносять до першого року, а звіти - до останнього.
Організацію документів архівного фонду починають зі ство¬рення груп одиниць зберігання, близьких за змістом, авторством, формою чи іншими ознаками. Потім розміщують справи у цих групах і групи у фонді, які систематизують відповідно до струк¬тури установ-фондоутворювачів. За відсутності такої структури документи групують за функціональною ознакою.
В орієнтовній схемі класифікації документів особових фондів виділяють такі групи: біографічні матеріали; документи служ¬бової та громадської діяльності; творчі документи; підготовчі документи, зібрані фондоуторювачем для його робіт; листуван¬ня; майново-господарські документи; образотворчі документи; колекції, зібрані фондоутворювачем. В кожному конкретному випадку послідовність розміщення і значення розділів схеми залежать від характеру діяльності фондоутворювача та докумен¬тів. У фондах відомих митців найбільшу цінність мають творчі документи, державних і громадських діячів - документи про службову і громадську діяльність, меценатів і підприємців -майново-господарські документи.
Вибір схеми систематизації документів сімейних та родових фондів залежить від складу фондоутворювачів, характеру їх ді¬яльності, видів та кількості залишених ними документів. Типова схема групування цих фондів може мати такі розділи: документи з історії роду чи сім'ї; спільні для всіх документи (сімейне ли¬стування, колекції); особисті документи членів сім'ї (у хроно¬логічній послідовності).
Певні особливості має організація документів об'єднаних ар¬хівних фондів та колекцій. Найбільшими групами в межах об'єд¬наних архівних фондів є архівні фонди, що входять до їх складу-Порядок розміщення їх у межах об'єднаного фонду може бути різним - за значимістю фондоутворювачів хронологією їх утворення, алфавітом. В архівних колекціях, створених безпосе¬редньо їх власниками, як правило, зберігається порядок органі¬зації, обраний утворювачами колекцій.
При нефондовій організації документів кіновідеодокументи організовують за видами (фільм, спецвипуск, кіножурнал; кіно-, відео-, телесюжет певної кольоровості), всередині видів - за назвами, роками виробництва, виробничими номерами, одини¬цями обліку, кольоровістю, форматом носія, типом відеокасет, фотодокументи систематизуються за видами (негативи, слайди певної кольоровості, позитиви, фотоальбоми). Всередині виду негативи систематизуються за кольоровістю; негативи додат¬ково систематизуються за видом носія скло, плівка) і його роз¬мірами. Фонодокументи систематизуються за видами, всередині видів - за одиницями обліку і комплектами; за установами-виробниками і виробничими номерами. Технічні документи, як правило, групуються в комплекси за об'єктною ознакою - спіль¬ністю змісту і належністю до об'єкту роботи (проектування спо¬руди, конструювання виробу, розроблення технологій виготов¬лення виробів або будівництва споруд, дослідження наукової проблеми). Комплекс технічних документів є обліковою оди¬ницею НАФ. В межах комплексу проектно-кошторисних, конструкторських технічних документів включені до його скла¬ду документи систематизуються за стадіями проекту відповідно до схеми, прийнятої при розробленні проекту і закріпленої у спе¬цифікації. Електронні документи систематизуються за видами (магнітні стрічки, лазерні й жорсткі диски, дискети), всередині видів - за типами програмного забезпечення, а потім - за харак¬тером документної інформації.
http://vkontakte.ru/id18182352
|
| |
| |
Головна 
