| Ekzor | Дата: Субота, 24.12.2011, 20:52 | Повідомлення # 1 |
 Гетьман
Група: Адміністратори
Повідомлень: 1418
Статус: Offline
| Опис складається з переліку справ (описових статей) і допо¬міжного довідкового апарату до нього. Описова стаття включає такі інформаційні характеристики одиниці зберігання (одиниці обліку): порядковий номер запису до опису; індекс за номен¬клатурою; заголовок з інформацією про оригінальність докумен¬тів, спосіб їх відтворення, анотацію найцінніших документів; крайні дати; кількість аркушів. Додаткові дані можуть уміщу¬ватися в графі для приміток, а також зазначатися строки збері¬гання в описах на документи довготривалого зберігання. Допо¬міжний довідковий апарат до опису, як правило, складається з ти¬тулу, передмови, списку скорочень, покажчиків, перевідної та блиці шифрів (якщо опис перескладався), змісту.
Описи побудовані за структурно-хронологічною, хронологіч но-структурною або функціонально-хронологічною ознакам» щоб відтворити організаційний устрій та напрями діяльнеє" фондоутворювача.
У державних архівах описи мають всі фонди. Однак, описи періоду до 1917 року в більшості архівів мають поганий фізич¬ний стан, велика частина їх рукописна. У заголовках справ ба¬гато застарілих термінів, зворотів, відсутні номінальні ознака документів. Значний обсяг таких фондів, наявність великої кількості річних описів по кожній з численних структурних частин, відсутність допоміжного довідкового апарату до описів утруд¬нює користування ними. Від середини 1970-х рр. в державних архівах активізувалося перероблення та удосконалення описів. Підвищення інформативного рівня описів досягалося шляхом редагування та перескладання заголовків, складання до них до¬поміжного довідкового апарату.
Обов'язковим елементом довідкового апарату архівів архів¬ний каталог. Архівний каталог становить собою архівний довід¬ник, в якому інформацію систематизовано відповідно до обраної схеми класифікації. Державні архіви розпочали планову роботу з каталогізації на початку 1960-х рр. В результаті тематичного опрацювання фондів було створено систему взаємопов'язаних і взаємодоповнюваних каталогів, різних за цільовим призначен¬ням та структурою, що уможливило здійснення багатоаспект-ного пошуку документної інформації.
На відміну від описів, архівні каталоги не виконують функції обліку і складаються незалежно від фондової належності, на будь-який комплекс документів, найчастіше на фонди окремого архі¬ву. Вторинна документна інформація представлена у каталогах у вигляді описових статей на одиниці описування, як правило, на каталожних картках.
Одиницею описування для каталогів є окремий документ (його фрагмент), група документів, справа або група справ. Ка¬таложні картки з описовими статтями групують за рубриками класифікаційної схеми, яка містить перелік класифікаційних ді¬лень, розміщених у певній послідовності за принципом логічної або алфавітної структури. За логічним принципом структурують систематичний, тематичний і хронологічний каталоги.
http://vkontakte.ru/id18182352
|
| |
| |
Головна 
