| Ekzor | Дата: Субота, 24.12.2011, 16:26 | Повідомлення # 1 |
 Гетьман
Група: Адміністратори
Повідомлень: 1418
Статус: Offline
| Опис справ складається з дотримання таких правил:
- номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери назви категорії документів, що входять до опису, та чотирьох цифр, у якому заведені включені до опису справи (5 П – 2000; 5 Т – 2000; 5 ОС - 2000);
- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи;
- графа опису „Примітка” використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передавання справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі;
- систематизація справ, що включаються до опису, повинна відповідати їх систематизації за номенклатурою справ;
- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером
- у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші справи позначаються словами „те саме”
- справи з особового складу вносяться до опису з а абеткою, тематикою, хронологією.
Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року складають річний розділ опису.
У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в опису (літерні та пропущені номери справ).
- У річний розділ вносяться також справи, не завершені впродовж календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, упродовж якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається: „Документи з цього питання див. Також у розділі за ____рік, №___”, а графи „крайні дати справи”, ”кількість аркушів у справі” опису не заповнюються.
- Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби документаційного забезпечення управління і затверджується керівником структурного підрозділу.
- Описи справ структурних підрозділів установи є підставою для складання зведеного опису справ установи.
http://vkontakte.ru/id18182352
|
| |
| |
Головна 
