| Ekzor | Дата: Субота, 24.12.2011, 16:14 | Повідомлення # 1 |
 Гетьман
Група: Адміністратори
Повідомлень: 1418
Статус: Offline
| В документах установленої форми - облікових документах архіву - фіксують обсяг, склад і рух архівних документів у оди¬ницях обліку. Вони призначені для контролю за збереженістю архівних документів та закріплення їх організації за певними групами (фондами, справами). Облікові документи визначають місце знаходження архівних документів в архіві, забезпечуючи можливість їх адресного пошуку й допомагають встановити сумарні дані обсягу архівного фонду, архіву, групи архівів, НАФ. Щойно документи потрапляють до архівної установи, вони обліковуються в книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання, де вказуються такі основні дані: коли, від кого і на підставі якого документа відбулися надходження, назва, роки, обсяг і стан документів, який номер фонду їм присвоєно (або до якого архівного фонду вони долучені). Записи у книзі дозволя¬ють встановити, які надходження відбулися до архіву, а також сумарну кількість документів, що надійшли на зберігання за певний хронологічний період. До системи облікових документів належить список фондів архіву, що складається для реєстрації прийнятих на постійне зберігання архівних фондів. Списком фондів є перелік назв архівних фондів, розташованих у порядку їх номерів, призначений дляї обліку фондів архіву. Для поодиничного та сумарного обліку фондів, описів і справ, що містять особливо цінні та унікальні документи складають! перелік фондів, що містять особливо цінні документи Після запису до книги надходжень і до списку фондів документи кожного фонду обліковують в аркуші архівного фонду, призначеному для сумарного обліку, який відображає рух доку¬ментів та зміни кількісних та якісних характеристик. Система облікових документів включає і архівний опис - архівний довідник, що виконує облікову та довідково-пошукову функції. Він призначений для поодиничного та сумарного обліку справ Для централізованого державного обліку документів НАФ державні архіви складають такі документи:
• паспорт архіву - обліковий документ періодичної звітнос¬ті, що містить відомості про кількість, стан та умови зберігання архівних документів та їх мікрокопій, склад довідкового апарату і кадри архіву;
• Державний реєстр національного культурного надбання. Унікальні документи НАФ;
• відомості про зміни у складі та обсязі фондів;
• картка архівного фонду;
• картка обліку унікальних документів НАФ, включених до Державного реєстрі/ національного культурного надбання;
• картка централізованого державного обліку архівної україніки.
Картка архівного фонду складається на кожний фонд, що уперше надійшов до архіву. Вона призначена для централізованого обліку документів НАФ і містить назку і номер архівного фонду, відомості про кількість і склад його одиниць зберігання, а також місце його зберігання. В облікових документах фіксуються також всі вибуття документів з архіву та зменшення їх кількості в результаті про¬ведення окремих видів внутріархівних робіт (експертизи цін¬ності, об'єднання справ в результаті перероблення описів, ре¬ставрації, розсекречення документів, звіряння й уточнення облікових даних, виявлення неточностей у підрахунку під час приймання; зняття з обліку загублених, невиправне пошкодже¬них справ тощо)
http://vkontakte.ru/id18182352
|
| |
| |
Головна 
