| Ekzor | Дата: Субота, 24.12.2011, 21:03 | Повідомлення # 1 |
 Гетьман
Група: Адміністратори
Повідомлень: 1418
Статус: Offline
| ПІД ОБЛІКОМ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ розуміють комплекс контрольна-охоронних заходів/операцій, що забезпечують фіксацію наявності архівних документів, а також отримання відомостей про їхній склад, обсяг і рух в одиницях об¬ліку.
До обліку архівних документів висуваються такі вимоги: По-перше, в ході облікових процесів не можна порушувати структурну організацію архівних документів, зафіксовану на етапі систематизації та фондування за принципом походження документів. Основними одиницями обліку є групи документів, сформовані в архівні фонди та в одиниці зберігання (справи). Саме в цих одиницях виміру - архівних фондах і одиницях збе¬рігання - фіксуються дані обліку в обліковій документації. В цьо¬му полягає вимога єдності обліку з структурною організацією ар¬хівних документів.
По-друге, облік повинен відповідати тій структурній органі¬зації документів НАФ, яка починається у процесі діловодства і завершується в державних архівах. Облікові дані мають по¬слідовно концентруватися по кожному ком¬плексу, починаючи з найменшого - справи, і далі узагальнюва¬тися в фонді, а потім - у архіві. Дані архівів надходять до Держкомархіву, де зосереджуються в Центральному фондовому ка¬талозі.
По-третє, обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні для даного архіву, копії документів страхового фонду і копії фонду користування, а також самі облікові документи.
Визначальними принципами обліку архівних документів є централізація, уніфікація, динамічність, достовірність і пов¬нота.
Принцип централізації реалізується через взаємодію співро¬бітників, відповідальних за облік в архіві та дотримання порядку ведення і строків подання облікових документів для централі¬зованого державного обліку. У державному архіві облік архівних документів, що зберіга¬ються в ньому, їхніх описів, страхових копій і копій фонду ко¬ристування здійснюється централізовано окремим структурним підрозділом чи співробітником. Крім централізованого обліку по архіву в цілому облік документів ведеться також в кожному ар¬хівосховищі та в підрозділі, що здійснює комплектування архіву. Принцип уніфікації обліку забезпечується єдиним методич¬ним керівництвом, що сприяє дотриманню наступності обліку на всіх стадіях роботи з документами - у діловодстві і архівах (архівних підрозділах) установ та державних архівах - через сувору регламентацію системи основних облікових документів та вимог до її ведення. Принцип уніфікації зумовлює стабіль¬ність облікових одиниць у масштабах НАФ, що полегшує розмі¬щення і зберігання архівних документів, перевіряння їхньої наявності.
Принцип динамічності забезпечується оперативним внесен¬ням необхідних змін до облікових документів та баз даних або своєчасним укладанням нових облікових документів. Несвоє¬часно облікований документ піддається ризику втрати.
Принцип достеменності та повноти обліку гарантується проведенням комплексу організаційно-методичних заходів, спрямованих на забезпечення дотримання порядку ведення основних облікових документів і баз даних та відображення в них фактичної кількості, складу і стану документів, що зберігаються в архів¬ній установі..
Безпосередній державний облік документів НАФ здійсню¬ють державні архіви, а також власники документів НАФ - юри¬дичні чи фізичні особи - в основних облікових документах ар¬хівної установи чи власника приватного архіву.
http://vkontakte.ru/id18182352
|
| |
| |
Головна 
